Assistenz / Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Assistenz / Sekretärin / Sekretär (m/w/d) Assistenz / Sekretärin / Sekretär (m/w/d)KopfbereichArbeitBürokaufmann/-frauAssistenz / Sekretärin / Sekretär (m/w/d)Technische Universität BraunschweigTeilzeit (Vormittag, Nachmittag)Braunschweigab sofortunbefristetHeuteStellenbeschreibungVergütung: EG 6

Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die über 16.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.
Wir suchen für das Institut für Philosophie zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / einen

Assistenz / Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

(Teilzeit 75 %, unbefristet)
Das Institut für Philosophie gehört zur Fakultät für Geistes- und Erziehungswissenschaften und bildet Studierende diverser Bereiche der Philosophie im 2-Fächer-Bachelor- und im Masterstudiengang KTW aus. Für die Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Bereich suchen wir eine Assistenz.
Gestalten Sie mit
Sie bearbeiten Verwaltungs- und Beschaffungsvorgänge (Rechnungen des Instituts, Einholen von Angeboten, Beschaffung von Geräten und Büchern) und sind zuständig für die gesamte Korrespondenz.
Sie bewirtschaften den Institutshaushalt und verwalten externe Drittmittel mitsamt zugehöriger Kontenführung (SAP) in Koordination mit den leitenden Mitarbeitern der Einrichtung und der Verwaltung. Außerdem sind Sie u. a. zuständig für die Aufbereitung und Prüfung der für den Jahresabschluss erforderlichen Unterlagen.
Sie erledigen allg. Assistenzaufgaben (Post, Telefon, Terminkoordination, Ablage/Archiv, Protokollführung, etc.).
Sie organisieren Seminare, Besprechungen oder Gastvorträge unter Übernahme unterschiedlicher Aktivitäten (Einladungen, Unterlagenerstellung und -versand, Hilfskräfte, Korrespondenz, finanz. Abwicklung).
Sie bereiten Personalangelegenheiten des Instituts vor, stellen Personalunterlagen für die Einstellung oder die Verlängerung von Tarifbeschäftigten und Studentischen Hilfskräften zusammen, unterstützen bei der Beantragung von Lehraufträgen und führen beispielsweise die Urlaubskartei.
Sie sind zuständig für die Lehrorganisation, erstellen und erfassen das Vorlesungsverzeichnis in Datenbanken und kontrollieren die Vergabe von Prüfungslisten und -terminen und leiten Ergebnisse an das Prüfungsamt.
Sie sind Ansprechperson bei der Termin- und Raumorganisation von Vorlesungen und Gastvorträgen.
Sie pflegen die institutseigene Internetseite, bearbeiten die Inventarisierung, führen Bestandsverzeichnisse und unterstützen die Mitarbeiter des Instituts bei der Abrechnung und Organisation von Dienstreisen.
Ihre Basics
Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder verwaltungsorientierte Ausbildung.
Sie können sicher mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook/PowerPoint) und dem Internet umgehen. Außerdem haben Sie idealerweise bereits Erfahrung im Umgang mit SAP.
Sie verfügen über eine gute Kommunikation (schriftlich und mündlich) in der deutschen und englischen Sprache.
Sie sind flexibel, belastbar und können gut in einem Team arbeiten.
Sie können in einem Sekretariat mit Publikumsverkehr arbeiten.

Unsere Benefits

eine tarifgerechte Bezahlung nach EG 6 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine Zusatzversorgung als Betriebsrente, vergleichbar einer Betriebsrente in der Privatwirtschaft
eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team
flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“
ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre
Weitere Besonderheiten
Wir freuen uns auf Bewerber*innen aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher sind Bewerbungen von Männern besonders erwünscht.
Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens speichern wir personenbezogene Daten. Durch Zusendung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Daten zu Bewerbungszwecken unter Beachtung der Datenschutzvorschriften elektronisch gespeichert und verarbeitet werden. Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung unter https://www.tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung-bewerbungen. Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.
Fragen und Antworten
Sie haben noch Fragen? Diese beantwortet Ihnen Frau Dorothee Hauer gern unter
sekretariat-philosophie@tu-bs.de
Bitte bewerben Sie sich bis 12.04.2024.
Wir freuen uns, wenn Sie sich über unseren Stellenmarkt bewerben. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung unter Angabe der Ausschreibungsnummer 12.27-03/24 mit aussagekräftigen Unterlagen in einer PDF-Datei per E-Mail an bewerbung-abt12@tu-braunschweig.de senden
oder postalisch an
Technische Universität Braunschweig
Personalabteilung - 12.27-03/24 -
Universitätsplatz 2
38106 Braunschweig
Arbeitsorte