Institutssekretär*in (m/w/d)

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Institutssekretär*in (m/w/d) Institutssekretär*in (m/w/d)KopfbereichArbeitVerwaltungsfachangestellte/r - KommunalverwaltungInstitutssekretär*in (m/w/d)Leuphana Universität Lüneburg StiftungsuniversitätTeilzeit (Vormittag, Nachmittag)Lüneburgab 13.07.2024befristet bis 19.10.2024GesternStellenbeschreibungVergütung: EG 6

Für die Fakultät Bildung im Institute of English Studies sucht die Universität zum 13.07.2024 eine verantwortungsvolle, motivierte und engagierte Persönlichkeit als

Institutssekretär*in

(EG 6 TV-L, 66%, befristet für die Zeit des Mutterschutzes bis zum 19.10.2024 und einer sich ggf. anschließenden Elternzeit)

Ihre Aufgaben

Beschaffung von Geschäftsbedarf, Geräten, Materialien, Büchern für das Institut (einschließlich Angebotseinholung und Überwachung sowie Überprüfung der Lieferung)
Bewirtschaftung der dem Institut zugewiesenen Haushaltsmittel sowie der Mittel der Professuren
Vorbereitung der Einstellung von Wiss. Personal sowie Studentischen und Wissenschaftlichen Hilfskräften
Erledigung organisatorischer Angelegenheiten des Instituts (z.B. Raumanfragen, Vorbereitung von Meetings)
Führen von Bestandsverzeichnissen über Inventar des Instituts
Reisekostenabrechnungen des Institutspersonals
Kommunikation mit Studierenden und wiss. Personal (Ansprechpartner*in für Studierende und Beantwortung von Standardanfragen bzw. Weiterleitung an entsprechende Stellen)
Pflege und Aktualisierung der Homepage des Instituts und seiner Mitglieder (Typo 3)
Pflege der Publikationsdatenbank (PURE)
verwaltungsmäßige Mitwirkung bei der Planung des Lehrangebots des Lehrpersonals des Instituts (z.B. semesterweise Weiterleitung des konkreten Angebots an die zuständigen Stellen, Koordination von Lehraufträgen, Überprüfung des Lehrangebots in den digitalen Plattformen der Universität)
Vor- und Nachbereitungen von Institutssitzungen (z.B. Vorbereitung der Einladung einschließlich der Unterlagen, Protokollführung in englischer Sprache)
sonstige Tätigkeiten: Telefondienst, Postbearbeitung, Anzeigen von Arbeitsunfähigkeit/ Dienstunfähigkeit

Ihr Profil

abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder andere adäquate Berufsausbildung/Qualifikation
hervorragende Deutschkenntnisse
gute Englischkenntnisse
gute Kenntnisse in Office-Software (Microsoft Word, Excel, Outlook)
Erfahrung im Umgang mit digitalen Medien
Erfahrung in Sekretariats- oder Verwaltungsangelegenheiten
kommunikatives Geschick und Teamfähigkeit, ausgeprägte Organisationskompetenz, Genauigkeit und Zuverlässigkeit sowie Fähigkeit Probleme eigenständig zu lösen
Die vollständige Ausschreibung finden Sie unter: https://www.leuphana.de/universitaet/jobs-und-karriere.html

Ihre Bewerbung:

Für inhaltliche Rückfragen zur Stelle kontaktieren Sie gerne Frau Claudia Peisker (claudia.peisker@leuphana.de, Tel. 04131.677-2630).
Die Leuphana Universität Lüneburg fördert die berufliche Gleichstellung der Geschlechter und die Heterogenität unter ihren Mitgliedern. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzhinweise für Bewerber*innen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie diese mit allen üblichen Unterlagen (bitte ohne Foto) bis zum 01.05.2024 digital (zusammengefasst in einer PDF-Datei) oder postalisch an:
Leuphana Universität Lüneburg
Personal und Recht / Bewerbungsmanagement
Kennwort: Sek IES
Universitätsallee 1
21335 Lüneburg
jobs@leuphana.de
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