Stellenausschreibung
Die uniKITA Darmstadt e.V. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine Vorstandsassistenz (w/m/d)
unbefristet; 25 Wochenstunden
Wir, die uniKITA Darmstadt e.V., sind ein freier Träger von fünf Kindertageseinrichtungen und zählen zu den größten Elterninitiativen in Darmstadt. In drei Krippen und zwei Waldkindergärten bieten wir insgesamt 70 Kindern im Alter von einem Jahr bis zum Schuleintritt ganztägig familiennahe Betreuungsplätze. Es gibt langjährig eingespielte Vereinsstrukturen und eine klare Aufgabenverteilung zwischen Eltern, Vorstand, Verwaltungskräften, Fachkräften in der Betreuung und dem pädagogischen Leitungsteam.
Als freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe übernehmen wir die pädagogische Verantwortung sowie die organisatorische, rechtliche und finanzielle Steuerung unserer Einrichtungen. Wir stellen das pädagogische Personal ein, gestalten Arbeitsbedingungen, verwalten Fördermittel, schließen Betreuungsverträge mit Familien und stehen im engen Austausch mit den Behörden der Stadt Darmstadt und dem Land Hessen sowie weiteren Kooperationspartnern.
Wir suchen eine zuverlässige, engagierte und gut organisierte Vorstandsassistenz zur Unterstützung unseres ehrenamtlichen Vorstands.
Für deine Aufgaben bringst du Engagement, Eigenverantwortung, Teamgeist, eine strukturierte Arbeitsweise und ein sicheres, wertschätzendes Kommunikationsverhalten mit. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen Vorstand, Verwaltung, Eltern, Behörden und unseren Einrichtungen und leistest einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Gelingen unserer Trägerarbeit.
Deine Aufgaben
Verwaltung & Berichtswesen
- Verwaltung von Kinderakten, Elternverträgen und Pflege des Elternportals der Stadt Darmstadt seitens der uniKITA
- Erstellung und Übermittlung gesetzlich geforderter Statistiken und Meldungen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Dokumentation gesetzlicher Anforderungen und Archivierung wichtiger Unterlagen
- Sicherstellen eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Eltern, Behörden, externen Partnern und der uniKITA
- Aktive Teilnahme an Vorstandssitzungen (alle 4 Wochen abends) und an halbjährlichen Strategietreffen (samstags)
- Gelegentliche Vertretung der Personalassistenz
Finanzverwaltung & Fördermittelkoordination
- Unterstützung bei der Antragstellung und Abrechnung öffentlicher Fördermittel
- Verwaltung des Einzugs von Betreuungsbeiträgen und Fördermitgliedsbeiträgen
- Enge Zusammenarbeit mit dem Finanzvorstand bei verwaltungsbezogenen Aufgaben
Dein Profil
- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
- Organisationstalent, hohe Eigenverantwortung und Verlässlichkeit
- Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten im Kontakt mit und gegenüber Eltern, Vorstand und externen Stellen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue digitale Arbeitsprozesse
- Erfahrung mit Verwaltungsportalen und Buchhaltungsprogrammen von Vorteil
- Kenntnisse im Bereich Vereins- oder Trägerverwaltung sind wünschenswert, aber nicht zwingend
- Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in den Abendstunden oder am Wochenende (Vorstandssitzungen, Strategietreffen)
Wir bieten
- Ein vielseitiges, verantwortungsvolles Aufgabenfeld
- Professionelles Arbeitsumfeld
- Eine enge Zusammenarbeit mit engagierten Mitarbeitenden und motiviertem ehrenamtlichen Vorstand
- Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Rahmenbedingungen
- Unbefristeten Arbeitsplatz in Darmstadt
Wenn wir Dein Interesse geweckt haben und du Lust auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer persönlichen Atmosphäre hast, dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Besuche gerne unsere Website für einen ersten Eindruck:
Home - uniKITA Darmstadt
Kontakt: Bewerbungen und Rückfragen bitte an:
Johann Isaak und Benedikt Heinrich
E-Mail: bewerbung@unikita-darmstadt.de
(Betreff: Bewerbung Vorstandsassistenz)
Bitte fasse die Dokumente zu zwei PDF-Dateien zusammen:
1) Anschreiben und Lebenslauf
2) Ausbildungsnachweis, Zeugnisse und sonstige Dokumente
Aktualisiert 2025.07.04 11:07:23
