Position Overview
We are seeking an experienced Administration Manager to oversee administrative operations, government relations, and project coordination while ensuring smooth organizational processes and stakeholder management.
Key Responsibilities
· Manage and coordinate all communications with Federal and Local Authorities
· Oversee administrative operations and office management
· Lead public relations activities and stakeholder communications
· Support Project Management team with administrative coordination
· Facilitate and participate in key meetings, providing translation services when needed
· Manage local supply chain operations and service provider relationships
· Develop and implement administrative policies and procedures
· Supervise administrative staff and coordinate departmental activities
Required Qualifications
· Bachelor's degree in Business Administration, Management, or related field
· 5+ years of experience in administrative management
· Proven track record in government relations and stakeholder management
· Strong understanding of administrative processes and compliance requirements
· Excellent communication and leadership skills
· Fluent in English and German (additional languages are a plus)
· Experience in project coordination and team management
· Knowledge of supply chain management and procurement processes
Skills & Competencies
· Strong leadership and team management abilities
· Excellence in organizational and time management
· Strategic thinking and problem-solving capabilities
· Professional diplomatic and negotiation skills
· Budget management expertise
· Ability to handle multiple priorities and meet deadlines
· Strong attention to detail and quality control
Deutsche Version:
Verwaltungsleiter/in
Stellenübersicht
Wir suchen eine/n erfahrene/n Verwaltungsleiter/in zur Überwachung der administrativen Abläufe, Behördenbeziehungen und Projektkoordination bei gleichzeitiger Gewährleistung reibungsloser organisatorischer Prozesse und Stakeholder-Management.
Hauptaufgaben
· Verwaltung und Koordination der Kommunikation mit Bundes- und Lokalbehörden
· Leitung der Verwaltungsabläufe und des Bürobetriebs
· Führung von Öffentlichkeitsarbeit und Stakeholder-Kommunikation
· Unterstützung des Projektmanagement-Teams durch administrative Koordination
· Durchführung und Teilnahme an wichtigen Besprechungen, einschließlich Übersetzungsleistungen bei Bedarf
· Management lokaler Lieferketten und Dienstleisterbeziehungen
· Entwicklung und Implementierung von Verwaltungsrichtlinien und -verfahren
· Führung des Verwaltungspersonals und Koordination von Abteilungsaktivitäten
Erforderliche Qualifikationen
· Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder verwandtem Bereich
· Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Verwaltungsmanagement
· Nachgewiesene Erfolge in Behördenbeziehungen und Stakeholder-Management
· Fundiertes Verständnis von Verwaltungsprozessen und Compliance-Anforderungen
· Ausgezeichnete Kommunikations- und Führungsfähigkeiten
· Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil)
· Erfahrung in Projektkoordination und Teammanagement
· Kenntnisse im Supply Chain Management und Beschaffungswesen
Fähigkeiten & Kompetenzen
· Ausgeprägte Führungs- und Teammanagement-Fähigkeiten
· Exzellentes Organisations- und Zeitmanagement
· Strategisches Denken und Problemlösungskompetenz
· Professionelle diplomatische und Verhandlungsfähigkeiten
· Expertise im Budgetmanagement
· Fähigkeit zur Handhabung mehrerer Prioritäten und Einhaltung von Terminen
· Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätskontrolle
