92701 Assistentin oder Assistent (w/m/d)

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: 92701 Assistentin oder Assistent (w/m/d) 92701 Assistentin oder Assistent (w/m/d)KopfbereichArbeitKaufmann/-frau - Büromanagement92701 Assistentin oder Assistent (w/m/d)Das DLR Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.VollzeitTeilzeit (Vormittag, Nachmittag)Braunschweigab sofortbefristet für 24 MonateGesternStellenbeschreibungStelle ausschließlich für schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellten Menschen

Für unser Institut für Verkehrssystemtehnik in Braunschweig suchen wir eine/n
Assistentin oder Assistent (w/m/d)

Tätigkeitsbeschreibung:

Wir am Institut für Verkehrssystemtechnik erforschen Technologien für den intermodal vernetzten sowie automatisierten Verkehr der Zukunft auf Straße und Schiene. In interdisziplinären Teams mit insgesamt 250 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern entwickeln wir hierzu innovative Betriebskonzepte und Methoden. Unser Ziel: die klimaneutrale und nachhaltige Sicherung der Mobilität in Städten und Regionen.
Als Assistentin bzw. Assistent unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei ihren Aufgaben. Im Einzelnen umfasst Ihr Aufgabengebiet unter anderem:
Koordinations-, Organisations- und Informationsaufgaben Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz
selbständige Planung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
Protokollführung je nach Anlass und unter Anwendung DLR-interner Vorlagen
Bearbeitung vorbereitender Personalverwaltungsaufgaben Zuarbeiten zu Tätigkeitsbeschreibungen und für Stellenausschreibungstexte durchführen
Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (z. B. Bewerbungsunterlagen sichten/vorsortieren; Einladungsmanagement für Gespräche durchführen)
Unterstützung beim laufenden Personalmanagement (z. B. Zusammenstellung von Unterlagen für Personalvorgänge, Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten)
Betreuung des Onboardings von neuen Mitarbeitern/innen (z. B. Erstbetreuung, Organisation neuer Arbeitsplatz, Zutrittsberechtigungen)
Bearbeitung allgemeiner SekretariatsaufgabenTerminkoordination und -management
Unterschriftsreife Erledigung der Korrespondenz: Verfassen von Schriftstücken nach Angaben oder in eigenem Ermessen
Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post (Zuordnung / Verteilung)
Bestellung des Büromaterials über das interne Kaufhaus und Kontrolle des Warenein- und -ausgangs

Mindestqualifikation:

abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Bereich z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare kaufm. Ausbildung, alternativ nachweisbare, mindestens 3-jährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und in der Bearbeitung von Büroprozessen
sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
versierter Umgang mit IT-Systemen, insbesondere Office-Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
praktische Erfahrung in der Bearbeitung von Sekretariatstätigkeiten
gute Kenntnisse über die Planung und Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen nach BRKG
gute Kenntnisse in der Bearbeitung von Personalangelegenheiten (insbesondere Kenntnisse zum TVÖD)
Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement

Gewünschte Qualifikation:

einschlägige langjährige Erfahrung in der Führung eines Sekretariats
Kenntnisse der DLR-internen Organisations- und Ablaufstrukturen

Beschäftigungsbedingungen:

Eintrittsdatum: sofort oder nach Vereinbarung
Dauer: zunächst befristet auf 2 Jahre
Beschäftigungsgrad: Vollzeit / Teilzeit möglich
Vergütung: Je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 6 TVöD.
Die Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.
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