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Institutsmanager*in ICAM
30.10.2025
Die Leuphana Universität Lüneburg steht als humanistische, nachhaltige und handlungsorientierte Universität für Innovation in Bildung und Wissenschaft. Methodische Vielfalt, interdisziplinäre Zusammenarbeit, transdisziplinäre Kooperationen mit der Praxis und eine insgesamt dynamische Entwicklung prägen ihr Forschungsprofil in den Kernthemen Bildung, Kultur, Management/Technologie, Nachhaltigkeit und Staat. Ihr internationales Studienmodell mit dem Leuphana College, der Leuphana Graduate School und der Leuphana Professional School ist deutschlandweit einmalig und vielfach ausgezeichnet.
Für die Fakultät Kulturwissenschaften am Institut für Kultur und Ästhetik digitaler Medien (ICAM) sucht die Universität schnellstmöglich eine verantwortungsvolle, motivierte und engagierte Persönlichkeit als
Institutsmanager*in
(EG 8 TV-L, 75%, befristet für die Dauer von 2 Jahren)
Ihre Aufgaben
Vorausschauende Zuarbeit der Institutsmitglieder bei allen administrativen Aufgaben des Instituts, inklusive der Koordination der hierfür erforderlichen Abstimmungsprozesse mit Institutsleitung bzw. Professuren, Dekanat und Zentraler Verwaltung.
- Büromanagement (insb. Verwaltung des Posteingangs und der Postverteilung des Instituts (Brief, E-Mail), Verwaltung von Raumbuchungen, die Verwaltung von Adressdatenbanken und E-Mail-Accounts, Terminkoordination, Beantwortung, Bearbeitung oder Weiterleitung von persönlichen, telefonischen oder schriftlichen Anfragen (in Deutsch und Englisch)
- Finanz- und Personalmanagement (insb. rechnerische Prüfung von Rechnungen, Erstellung von Buchungsanweisungen, Kontrolle von Mittelabflüssen, Mittelausschöpfung, Restmitteln in SAP, Kontrolle der Umsetzung von Berufungs- und Zielvereinbarungen in SAP, Buchung und Abrechnung von Inlands- und Auslandsdienstreisen)
- Veranstaltungsmanagement (insb. Unterstützung bei der Terminkoordination von Veranstaltungen wie Konferenzen/ Summer Schools/Antrittsvorlesungen/Großveranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation von Räumen, Catering, Technik, Unterkünften)
- Übernahme von Kommunikationsaufgaben für das Institut
- Unterstützung der Institutsmitglieder bei der administrativen Durchführung von Drittmittelprojekten inkl. der Abstimmungen mit Drittmittelgebern und anderen Mitgliedern oder Einrichtungen der Universität
- Durchführung von Beschaffungsprozessen in Abstimmung mit der zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle der Universität
- Personalmanagement (insb. Überwachung der Verlängerung von Arbeitsverträgen der Institutsmitglieder, inkl. Planstellenbesetzung, Vorbereitung und Anstoßen von Verlängerungsanträgen und Einstellungsprozessen)
- Unterstützung bei der Studienprogrammleitung des Bachelorstudiengangs Major „Digital Media“: Beantragung von Lehraufträgen, Lehrplanung, Einstellung und Koordination von studentischen Hilfskräften, Betreuung des Digital Media Labs.
Ihr Profil
- abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder andere adäquate Berufsausbildung/Qualifikation
- Erfahrung in Sekretariats- oder Verwaltungsangelegenheiten
- gute Kenntnisse in Office-Software (Microsoft Office), SAP- und weitere IT-Kenntnisse erwünscht
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich
- Sehr ausgeprägte Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit
- Universitätserfahrung und Affinität zu Fragen kulturwissenschaftlicher Forschung und Lehre erwünscht
Unser Angebot
- ein inspirierendes Arbeitsumfeld als Teil der universitären Gemeinschaft aus Forschenden, Lehrenden, Studierenden und Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung,
- einen Arbeitsplatz an einem der schönsten Universitätsstandorte Deutschlands in einer echten Campus Universität mit einem international beachteten Zentralgebäude von Daniel Libeskind und dem direkt angrenzenden Naturschutzgebiet Wilschenbruch,
- eine hohe Sicherheit Ihres Arbeitsplatzes als Teil des öffentlichen Dienstes,
- eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL),
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten innerhalb eines Gleitzeitrahmens von 6 bis 21 Uhr,
- flexible und familienfreundliche Wechselmöglichkeiten zwischen Präsenzarbeit und mobiler Arbeit,
- ein umfangreiches internes und externes Weiterbildungsangebot,
- ein von der Universität gefördertes vielfältiges Sportangebot, das zur Gesundheitsförderung von Beschäftigten eine Stunde pro Woche während der Arbeitszeit wahrgenommen werden kann,
- ein von der Universität gefördertes gastronomisches Mittagsangebot in der Mensa,
- ein von der Universität gefördertes Deutschlandticket als Job-Ticket.
Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet, angestrebt ist aber eine Besetzung zu insgesamt 75 Prozent.
Informationen über uns und unsere Aktivitäten finden sich auf unserer Homepage
Ihre Bewerbung:
Für inhaltliche Rückfragen zur Stelle kontaktieren Sie gerne Prof. Dr. Erich Hörl (erich.hoerl@leuphana.de).
Die Leuphana Universität Lüneburg fördert die berufliche Gleichstellung der Geschlechter und die Heterogenität unter ihren Mitgliedern. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Übermitteln Sie bitte bis zum 19.11.2025 alle erforderlichen Unterlagen (bitte ohne Foto) über unser Bewerbungsportal unter dem Kennwort „IM ICAM“. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
