Das Unternehmen
Im Auftrag unseres Mandanten sucht HAPEKO, die Personalberatung für Spezialisten und Führungskräfte, eine Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung bei unserem Kunden.
Unser Mandant ist ein etabliertes und bekanntes, regional verankertes Unternehmen mit klaren Prozessen und hoher Serviceorientierung. Am Standort werden kaufmännische und organisatorische Aufgaben eng mit der operativen Leistungserbringung verzahnt. Die Zusammenarbeit ist geprägt von kurzen Abstimmungswegen, verbindlichen Entscheidungen und einem hohen Anspruch an Verlässlichkeit. In der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern spielen strukturierte Kommunikation und Diskretion eine zentrale Rolle. Der Fokus liegt auf effizienter Koordination, termingerechter Umsetzung und transparenter Dokumentation.
Wenn Sie gerne Verantwortung im Tagesgeschäft übernehmen, den Überblick auch in dynamischen Situationen behalten und den sympathischen Geschäftsführer wirksam entlasten möchten, ist diese Position genau richtig für Sie. Als Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d) gestalten Sie Abläufe aktiv mit und sorgen dafür, dass Entscheidungen und Maßnahmen reibungslos vorbereitet und nachgehalten werden.
Aufgaben
- Eigenständige Organisation des Geschäftsführungsbüros inklusive Termin-, und Besprechungsmanagement sowie priorisierter Kalendersteuerung
- Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen und internen Abstimmungen inklusive Protokollführung und Maßnahmenverfolgung
- Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Reports und Korrespondenz für interne und externe Stakeholder
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern inklusive professioneller Kommunikation, Informationsfilterung und Vertraulichkeit
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben, z. B. Projektkoordination, Dokumentenmanagement und fristgerechte Bearbeitung wiederkehrender Themen
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in Assistenz-, Office-Management- oder Stabsstellenfunktionen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten mit ausgeprägtem Priorisierungssinn und hoher Verbindlichkeit im Nachhalten von Aufgaben und Terminen
- Sicheres, serviceorientiertes Auftreten sowie souveräne Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf verschiedenen Ebenen
- Hohe Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Themen
- Routiniert im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie strukturiert in Dokumentation, Ablage und schriftlicher Ausarbeitung
Vorteile
- Unbefristete Festanstellung in einem sehr stabilen, regional verankerten Umfeld mit klarer Aufgabenstellung
- Attraktives Gehalt im Rahmen von ca. 55.000 bis 65.000 Euro brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und Erfahrung
- Geplanter Eintritt sobald als möglich mit strukturierter Einarbeitung und enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblick in zentrale Entscheidungsprozesse und spürbarem Einfluss auf reibungslose Abläufe
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Abstimmungswegen und hoher Wertschätzung für sorgfältige, verlässliche Arbeit
Als mehrfach ausgezeichnete Personalberatung ist HAPEKO die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland und Österreich. Wir schaffen Verbindungen zwischen qualifizierten Kandidaten und spannenden Unternehmen. Mit insgesamt mehr als 20 Standorten begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zum nächsten Karriereschritt.
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- Kein Anschreiben notwendig
- Bewerben mit wenigen Klicks
- Absolute Diskretion
Bewerben bei HAPEKO: Fragen und Antworten
Sind Ihre Stellenanzeigen aktuell?
Ja. Sobald eine Ausschreibung nicht mehr aktuell ist, wird sie kurzfristig automatisch gelöscht.
Wie reiche ich eine Bewerbung ein?
Klicken Sie in der Stellenanzeige auf „Jetzt bewerben“ und laden Sie Ihren Lebenslauf hoch. Wir benötigen lediglich ein paar Angaben zu Ihrer Person, Ihrem gewünschten Arbeitsort und Ihrem Gehalt. Hat alles geklappt, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail, und wir melden uns innerhalb weniger Werktage zurück.
Was geschieht mit meinen Daten, wenn ich mich bewerbe?
Wir sichten Ihre Unterlagen und prüfen, ob Sie als Kandidatin oder Kandidat auf die Position passen. Selbst wenn wir Ihnen zunächst kein konkretes Angebot machen können, behalten wir Ihre Unterlagen und nehmen Sie in unsere Bewerberdatenbank auf. So können wir neu eingehende Angebote prüfen, ob eine passende Stelle für Sie darunter ist und Sie kontaktieren. Sie können jederzeit eine Löschung Ihrer Daten verlangen.
Kommen Kosten auf mich zu, wenn ich mich auf eine Stelle bei HAPEKO bewerbe?
Für Bewerberinnen und Bewerber fallen keine Kosten an, gleich, ob Sie sich auf eine ausgeschriebene Position bewerben oder uns eine Initiativbewerbung zusenden.
Ich habe Fragen zu einer Stelle
Alle verfügbaren Informationen zum Gehalt und zu den Arbeitsbedingungen finden Sie in unseren Stellenanzeigen, entweder direkt oben unter dem Jobtitel oder im Abschnitt „Vorteile“. Weitere Details zur Stelle teilen wir erst, wenn wir Ihre Bewerbung erhalten und geprüft haben.
Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung unser Online-Formular und senden Sie uns Ihren Lebenslauf. Sie erhalten auf jeden Fall innerhalb weniger Tage eine Rückmeldung von uns. Bei Rückfragen melden wir uns; sollten Sie in die engere Wahl kommen, teilen wir mit Ihnen auch weitere Details zur Position und zum Arbeitgeber.
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