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Sachbearbeitung Schulsekretariat an der Friedrich-Ebert-Schule (m/w/d)

In der Abteilung 52 – Kinder, Jugend, Schule und Kultur der Stadt Langenhagen soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet und in Teilzeit mit 21 Stunden eine Stelle als

Sachbearbeitung im Schulsekretariat der Friedrich-Ebert-Schule (m/w/d)

(Ausschreibungsnummer 3556)

besetzt werden.

Die Tätigkeiten sind nach Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet. Die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen Voraussetzungen.

Erholungsurlaub sowie Freizeitausgleich für anfallende Über- bzw. Mehrarbeitsstunden kann nur in den Ferien genommen werden. Da in den Ferien grundsätzlich nicht gearbeitet wird sind sogenannte „Ferienüberhangzeiten“ vor- bzw. nachzuarbeiten, so dass die tatsächliche wöchentliche Arbeitszeit höher ist, als die vertraglich vereinbarte.

Während der Schulzeiten und z.T. auch in den Ferien soll sichergestellt werden, dass den Schülerinnen/Schülern, Lehrerinnen/Lehrern, Eltern und anderen Personen stets kompetente Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen. Neben der verwaltungsmäßigen Bearbeitung von Daten, besteht auch die Notwendigkeit der Betreuung und Versorgung z.B. erkrankter oder verletzter Schülerinnen/Schüler.

Tätigkeitsschwerpunkte

  • Allgemeine Schulsekretariatsaufgaben erledigen, insbesondere
    • telefonische Auskünfte, Aushänge veranlassen, Vordrucke/Informations-material beschaffen und verwalten,
    • Beratung der Schüler/innen und Erziehungsberechtigten in Fragen zum allgemeinen Schulbetrieb und in speziellen Fragen zu Einzelfällen,

    • Termine vereinbaren/koordinieren,

    • Akten anlegen und führen, Wiedervorlage führen, Betreuen von schulspezifischen Verwaltungsprogrammen,

    • Posteingänge/Postausgänge bearbeiten.

  • Aufgaben des Beschaffungs-, Rechnungs- und Haushaltswesens erledigen

  • Spezielle Schulsekretariatsaufgaben erledigen, insbesondere

    • bei Ein-, Um- und Ausschulungen, speziellen Überprüfungen und der Schulpflichtüberwachung mitwirken,

    • Schülerakten/Schülerdateien anlegen und führen, Schülerausweise und Schulbescheinigungen ausstellen, Zeugnisabschriften fertigen, Beglaubigungen vornehmen,

    • Anträge auf Kostenerstattung für Schullandheimaufenthalte, Wandertage, Studienfahrten, Austauschprojekte, u.ä. an den Schulträger bearbeiten und abrechnen, Anträge auf spezielle Leistungen (Zuschüsse, BAföG) ausgeben,

    • Betreuung von Konferenzen und Sitzungen,

    • Terminpläne für Prüfungen erstellen, Listen der Prüfer fertigen, Aufsichtspläne schreiben, Prüfungsunterlagen zu mündlichen Prüfungen für die Prüfungskommission zusammenstellen,

    • Lehrerakten anlegen und führen, Lehrerlisten/-dateien erstellen und führen,

    • Schulinspektionen vorbereiten und bei der Durchführung mitwirken,

    • Versorgung bei kleineren Verletzungen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen der Schüler/innen; Eltern informieren und ggf. Krankenwagen anfordern.

Was wir von Ihnen erwarten:

  • Befähigung für den allgemeinen Dienst, Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt bzw. abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
  • Belastbarkeit
  • Selbstorganisation
  • Vertrauensvolle Behandlung der übertragenen Aufgaben
  • Bereitschaft sich in Abläufe engagiert einzubringen
  • Selbständigkeit in der Erledigung von Schriftwechsel
  • sichere EDV-Kenntnisse in Word, Excel und Bereitschaft sich in die Schulsoftware einzuarbeiten
  • sicheres und freundliches Auftreten, Teamfähigkeit, Flexibilität
  • hohe Kommunikationskompetenz

Was wir Ihnen bieten:

  • einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach TVöD

  • Bezahlung nach TVöD, die Brutto-Vergütung mit 21 Stunden bei der Entgeltgruppe 5 TVöD liegt zwischen 1.335,78 Euro und 1.657,30 Euro

  • Vorzüge des TVöD, z. B. Tarifurlaub, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt, Zusatzversorgung (VBL), etc.

  • unser betriebliches Gesundheitsmanagement

  • individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

  • einen vielseitigen, interessanten und verantwortungsvollen Arbeitsplatz

  • ein gutes kollegiales Umfeld

Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Stadt Langenhagen strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung
auch in der Verwaltung abbildet. Sie erkennt damit Vielfalt als Teil
ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein Arbeitsumfeld zu
schaffen, das Frauen und Männern unabhängig von deren kultureller und
sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller
Orientierung gleiche Chancen bietet.

Sachbearbeitung Schulsekretariat an der Friedrich-Ebert-Schule (m/w/d)

Langenhagen
Teilzeit, Unbefristet

Veröffentlicht am 29.06.2020